Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

Согласно указу Банка России № 5587-У работодатель своей подписью сам утверждает денежную сумму, выданную под отчет, и сроки подачи отчета. Таким образом, вы сами можете устанавливать временные рамки и адекватно оценивать период, на который работник просит деньги. 

В заявлении попросите работника указать цель, на которую он просит деньги. Тогда вы сможете здраво оценить все перспективы, а бухгалтер сделает правильную проводку.

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Авансовый отчет составляется на основании документов, которые подтверждают оправданность расходов — чеки, билеты, слипы, счет-фактуры, БСО.

Если деньги были перечислены на счет или карту, укажите в платежном поручении, что деньги выданы под отчет. Чтобы работник мог получить деньги на карту, в заявлении необходимо указать реквизиты карты.

Финансовый отчет может заполняться по форме АО-1. В бланке нужно оставить места для заполнения сотрудником и бухгалтером. Заполненный отчет со всеми документами, подтверждающими расходы, сотрудник передает на проверку бухгалтер. Документ нужно проверить:

• По форме: правильно ли заполнены все формы, все ли документы приложены, соответствуют ли суммы, корректно ли переписаны данные;
• По арифметическим подсчетам: совпадают ли суммы в отчете и подотчете;
• По содержанию: достоверность документов, правильность указанных дат, цели расходов.

После утверждения отчета бухгалтером, он передается на подпись ответственному лицу или руководителю.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если расходы оказались больше выданной суммы, сотрудник получает компенсацию. Если же что-то осталось, то эта сумма возвращается в кассу. В случае несоблюдения сроков, работодатель вправе компенсировать задолженность и зарплаты сотрудника.

Выданные под отчет деньги отражаются на счете 71. После утверждения отчета, бухгалтер должен сделать проводки по Кт 71:

Дт 71 Кт 50 (51) —  деньги выданы;

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 71 — расходы по отчеты отражены;

Дт 08 (10, 41) Кт71 — указаны основные затраты по отчету;

Дт 19 Кт 71 — счету-фактер выделен НДС;

Дт 68 Кт 19 — зачтен НДС;

Дт 60 Кт 71 — заплатили поставщику;

Дт 50 Кт 71 — в кассу сдан остаток суммы;

Дт 70 Кт 71 — удержали долг и З/П сотрудника;

Дт 71 Кт 50 — сотрудник получил перерасход из кассы.

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

Срок хранения авансовых отчетов — 5 лет. При этом в качестве первичного документа налогового и бухгалтерского учета, отчет имеет силу в течение 4 лет. 

Читайте похожие статьи по теме бухгалтерского учета